Manchmal wird im Rahmen einer Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) festgestellt, dass Unterlagen für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung fehlen oder unvollständig sind. Aber auch im eigenen Interesse sollte auf eine sorgfältige Dokumentation im Bereich der Lohnverrechnung geachtet werden, um Unklarheiten oder Problemen vorzubeugen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen.

Lohnkonto

Das Lohnkonto ist von jeder Dienstgeberin bzw. jedem Dienstgeber für jede einzelne Mitarbeiterin bzw. jeden einzelnen Mitarbeiter zu führen.

Der § 76 Einkommensteuergesetz 1988 und die Lohnkontenverordnung sehen unter anderem folgende Pflichtinhalte des Lohnkontos vor:

Name und Versicherungsnummer
Bruttoarbeitslohn (inklusive Sachbezüge) samt Zahlungstag und Lohnzahlungszeitraum
Einbehaltene Lohnsteuer
Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessenvertretungen, zur gesetzlichen Sozialversicherung, Wohnbauförderung und Betrieblichen Vorsorgekasse
Dienstgeberbeitrag zum Ausgleichsfonds für Familienbeihilfen und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag samt Bemessungsgrundlage
Pendlerpauschale und Pendlereuro
Einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessenvertretungen
Nicht steuerbare Tages-(Nächtigungs-) und Kilometergelder
Anzahl der Homeoffice-Tage, an denen die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt hat
 Ersatz für Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen an einer öffentlichen Ladestation samt der Lademenge, für pauschale Monatsbeträge und für Kosten der Anschaffung einer Ladestation
Für die Kalenderjahre 2022 und 2023 eine steuerfreie Teuerungsprämie
Rückgezahlter Arbeitslohn etc.

Wird vorsätzlich kein Lohnkonto geführt, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor, die von der Finanzbehörde mit Strafen bis zu 5.000,00 Euro geahndet wird.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber hat für alle vom Arbeitszeitgesetz (AZG) erfassten Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten (§ 26 Abs. 1 AZG).

Wenn – etwa bei Gleitzeit – vereinbart wurde, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von der Dienstnehmerin bzw. vom Dienstnehmer zu führen sind, sind diese zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen bleibt jedoch stets bei der Dienstgeberin bzw. beim Dienstgeber.

Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden diese durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihr bzw. ihm Einsicht zu gewähren.

Im Falle von fehlenden, unvollständigen oder falschen Arbeitszeitaufzeichnungen kann dies folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
Nachzahlung von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen samt Verzugszinsen
Schätzung der Arbeitszeit
Geldstrafen bis zu 1.815,00 Euro je Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer (§ 28 Abs. 2 und 8 AZG)
Erschwernis für die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber, die korrekte Entlohnung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer im Sinne der Regelungen gegen Lohn- und Sozialdumping zu belegen

Weitere relevante Aufzeichnungen

Weitere für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung relevante Aufzeichnungen sind beispielsweise:
Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel
Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
Branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher für firmeneigene Kraftfahrzeuge
Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
Geschäftsbücher (zum Beispiel Bilanzen und Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten, Belege, Kassabücher)
Die Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen können aus den üblichen Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen elektronisch exportiert werden.

Autor: Daniel Leitzinger/ÖGK